北京市中小学校档案管理办法

（2002年5月20日 北京市档案局 北京市教育委员会制发）

第一章 总 则

第一条 为加强我市中小学校档案的管理，提高档案科学管理水平，充分发挥档案在教育教学工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《北京市实施〈档案法〉办法》以及其他有关规定，制定本办法。
第二条 本办法适用于全市各中小学校。
第三条 学校档案是在学校各项工作和活动中形成的具有保存、利用价值的文字、图表、声像等材料，它真实记录了学校的历史面貌，是学校实行科学管理、提高教学质量、培养合格人才的必要条件和依据。
第四条 学校档案应实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。任何部门和个人不得私自保存应归档的材料。
第五条 学校应把档案工作纳入本单位工作的发展计划，在档案人员配备、经费、库房等方面给予保证。

第二章 档案管理机构与职责

第六条 学校档案工作由区县教育行政管理部门和区县档案行政管理部门共同负责进行指导、检查和监督。
第七条 学校档案工作应明确一名校级领导分管，管理体制健全的学校应由办公室主管，把档案工作列入领导议事日程，切实解决工作中存在的实际问题。
第八条 学校应建立综合档案室并指定专人集中管理学校形成的档案。各部门要设立兼职档案员，负责本部门形成文件的整理和归档工作。
第九条 综合档案室的职责是：
（一） 贯彻执行国家和北京市有关档案工作的法律、法规和规定；
（二） 制定学校档案工作的各项规章制度；
（三） 指导各部门做好文件材料的收集、整理、立卷和归档工作；
（四） 统一管理学校各种门类和载体的档案，积极开发档案信息资源，为各项工作服务；
（五） 做好档案的鉴定、销毁和统计工作；
（六） 具有典型性、代表性的学校应定期向所在区县档案馆移交档案。

第三章 档案工作人员

第十条 档案工作人员应当热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备较高的科学文化水平和档案专业技术水平，并取得市档案局颁发的上岗证书。
第十一条 档案工作人员属于档案专业技术人员，其业务能力的考核、技术职务的评定和晋升，应按国家有关规定执行。档案工作队伍应保持相对稳定。

第四章 文件材料的形成、积累和归档

第十二条 学校应建立健全文件材料的形成、积累和归档制度，并纳入有关部门和人员的职责范围，确保学校在各项工作和活动中形成的应归档文件齐全、完整和准确。
第十三条 确定学校文件材料归档范围的原则是，凡在学校各项工作和活动中形成的、对学校和社会具有现实和长远利用价值的各种文件材料，都应归档。
第十四条 学校档案的保管期限划分为永久和定期两种，定期保管的期限分为50年、30年、15年和5年四个档次。凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校和社会有长远利用价值的文件材料，定为永久保管；凡是反映学校一般工作活动，在一定时期内对学校和社会有查考利用价值和凭证价值的文件材料，定为定期保管。
第十五条 归档的文件材料要求字迹清楚、书写工整、签署完备，禁止使用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸书写，以利于延长档案的寿命。
第十六条 各类档案材料的归档时间：（1）文书档案按年度进行整理，在次年的六月底以前归档；（2）教育教学档案按学年度进行整理，在次年的九月份以前向档案室移交；（3）会计档案按会计年度进行整理，由财务会计部门保管一年后向档案部门移交；（4）教科研档案、基建档案、设备档案、声像档案和实物一般在完成后三个月内整理归档。
第十七条 有基建、科研项目自主权的学校对建设工程项目、科研成果等进行鉴定、验收，应有档案人员参加，对应归档的文件材料进行检查并签署意见。未经档案部门同意，项目不能通过验收，科研成果不予上报。
第十八条 学校撤销或合并时，应对全部档案进行系统整理。撤销学校的档案暂由所属区县教育行政管理部门保管，合并学校的档案由合并后新的学校保管。

第五章 档案的管理

第十九条 学校档案部门应对接收的档案进行分类、排列和编目，并定期对档案进行鉴定。对失去保存价值的档案应列出销毁清册，按照国家有关规定予以销毁。
第二十条 学校应提供保管档案的专用库房，库房要保持适当的温、湿度，应有防盗、防火、防渍、防光、防尘、防虫、防污染等安全措施。
第二十一条 学校要有计划地为档案部门配置档案保管和提供利用的必要设备，同时结合学校管理的现代化进程，逐步实现档案管理现代化。

第六章 档案的利用

第二十二条 学校综合档案室保存的档案，主要供本校利用，其他单位或个人需持有效证件，经主管档案工作的领导批准后方可查阅。
第二十三条 档案的利用工作应坚持主动、方便的原则，档案室应为利用者提供必需的检索工具和参考资料。

第七章 奖励与处罚

第二十四条 学校应建立明确的档案工作岗位责任制并进行严格考核，对工作突出的档案人员应给予奖励。区县档案行政管理部门和区县教育行政管理部门应对在学校档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人给予表彰奖励。
第二十五条 对于违反档案法的行为，学校应按规定报本区县档案行政管理部门和教育行政管理部门进行处理。

第八章 附 则

第二十六条 各中小学校根据本办法可制定相关的制度，各类职业学校、中专、幼儿园及区县所属其他学校的档案管理工作可参照行。
第二十七条 本办法由北京市档案局负责解释。
第二十八条 本办法自二00三年1月1日起执行，原北京市教育局和北京市档案局制定的《关于中小学校档案保管期限的规定》同时废止。